Se detallan algunas de las experiencias más destacables en gestión del absentismo manifestadas por las empresas y que se han agrupado en ocho categorías.
- Definición de un Índice de Absentismo homogéneo en todas las organizaciones, que les permita compararse con el sector al que pertenecen y con empresas de otros sectores.
- Medición del absentismo en toda la empresa con un índice de absentismo homogéneo, por cada centro de trabajo, por cada delegación y por cada departamento, al objeto de identificar dónde se produce el absentismo en la empresa y las diferencias existentes entre cada centro/departamento. Una vez identificadas los centros con mayor índice de absentismo se hacen planes de acción concretos de análisis y reducción del absentismo y se premian los centros con menor índice de absentismo.
- Profundizar en las causas del absentismo a través del diagnóstico y no tanto en los efectos. La empresa diferencia los distintos tipos de absentismo: absentismo médico (contingencia profesional o común), absentismo no médico, absentismo gestionable, absentismo no gestionable, el absentismo previsto y el absentismo no previsto. Y dentro de estas causas, diferenciar el absentismo por categorías: puestos de trabajo, edad, género y por tipo de contrato.
- Se fija un objetivo de índice de absentismo en cada delegación de la empresa y se comunican oficialmente y periódicamente a toda la organización los índices de absentismo, promoviendo el mensaje horizontal.
- Anualmente se elabora en la empresa un Plan de Gestión del Absentismo donde se marca desde la dirección los objetivos en cuanto a índice de absentismo, así como las acciones a llevar a cabo para conseguir esos índices siguiendo el sistema de gestión de mejora continua. Se hace partícipe a todos los empleados de los éxitos conseguidos y si se reduce índice de absentismo con respecto al trimestre anterior, lo que se deja de perder en costes de absentismo se reparte entre los trabajadores del centro.
- El absentismo debe de ser considerado un tema prioritario en la organización y tienen que estar implicados todos los empleados de la empresa: La dirección, dirección de RRHH, servicios médicos, servicios de prevención, mandos intermedios, comités de empresa y comités de seguridad y salud. Esto permite que exista un conocimiento en toda la compañía de la importancia que tiene para la empresa el absentismo y permite dar peso en la cadena de valor al absentismo y sus costes.
- Se elabora un plan estratégico dirigido a la reducción del absentismo en la empresa con la implicación de la dirección y colaboración del comité de empresa con dos objetivos: Accidentes Cero y reducción del índice de absentismo por debajo del 3%.
- Se crea un cuadro de mando de objetivos de índices de absentismo alineados con objetivos de empresa por cada gerente de zona y se enmarca el absentismo dentro de la cuenta de resultados de la empresa.
- Se instaura el PLAN EVOLUCIONA en la compañía, promoviendo en la empresa que el absentismo sea un tema prioritario y fomentar la intensidad en la gestión del absentismo.
- La empresa promueve un cambio cultural a través de la sensibilización y el marketing interno para incorporar los hábitos saludables. El lema es: Pensando en TÚ Salud y la de TU familia. Una vez al año la empresa organiza la SEMANA SALUDABLE; donde se fomentan los hábitos saludables a nivel de alimentación, de campañas contra el tabaco, deporte, por ejemplo, el día de la Bicicleta, que consiste en que un día al año los empleados acuden a su trabajo en bicicleta.
- Se establece un protocolo de actuación ante un accidente de trabajo: Comunicación directa del trabajador al mando superior. Una vez que al mando le comunican que ha ocurrido un accidente de trabajo, personalmente traslada toda la información al Servicio de Prevención dando su opinión y se desplaza con el trabajador al centro de asistencial de FREMAP. El técnico de prevención se desplaza in–situ a investigar el accidente de trabajo. Se investigan todos los incidentes, no sólo los accidentes.
- Prevención accidentes in–itinere a través de la investigación, de campañas de seguridad, rutas de transporte en la empresa, cursos obligatorios de conducción para los vehículos comerciales.
- Formación e Información a los trabajadores para evitar accidentes: Que todos los empleados conozcan los accidentes ocurridos en la empresa y puedan aprender a evitar conductas erróneas. Se publican boletines que informan a todos los empleados cada vez que ocurre un accidente en la empresa. En base a los accidentes ocurridos se implementa soluciones de forma global en toda la compañía. En la prevención de la empresa buscan "hacer para las personas" no buscan sólo el cumplimiento de la normativa.
- Identificación del "Casi Accidente": Se trata de identificar situaciones de trabajo inseguras que puedan desembocar en un posible accidente. Se realizan reuniones por departamentos mensuales, donde a partir de dicha identificación se intenta prevenir futuros accidentes.
- Campaña "Aprendamos de nuestros errores": Consiste en la observación de conductas inseguras: Los propios trabajadores observan lo que hace su compañero. Tienen un check-list de lo no se debe hacer por tratarse de conductas peligrosas. La observación se hace de forma rotativa entre la plantilla.
- Programa "Evitar accidentes": Se analizan trimestralmente los accidentes ocurridos y se les da formación práctica a los trabajadores que hayan tenido esos accidentes; por ejemplo dar formación en manejo de cargas, en los accidentes de espalda. Si el trabajador repite accidente también repite el curso.
- Benchmarking entre los técnicos de prevención del propio grupo de empresas principalmente cuando la empresa es internacional, con reuniones periódicas y con unificación de criterios a nivel de grupo y benchmarking en seguridad con otras empresas externas.
- Programa de formación continua y planificada anualmente a mandos intermedios, teniendo en cuenta las nuevas incorporaciones y rotaciones, con especial énfasis en la gestión del absentismo: ausencias, seguimientos, papel activo del mando intermedio, su conocimiento sobre los costes directos e indirectos del absentismo, el impacto económico en la organización de las bajas médicas.
- Hacer partícipe a los mandos intermedios en la organización del trabajo de su propio equipo: Los mandos intermedios están implicados en el proceso de selección de personas y por tanto están implicados en la gestión del absentismo. Se les ponen objetivos de reducción del absentismo.
- Se consensua con los mandos intermedios un porcentaje de absentismo admitido que implica la no contratación de sustitutos (no se tiene en cuenta ni el accidente de trabajo ni la maternidad). Se trata de concienciar al mando intermedio de que él gestiona el absentismo de su equipo.
- Humanizar la relación del mando intermedio con el trabajador, perfil conciliador, con el objetivo de sensibilizar la relación del mando hacia la personas de su equipo: gestionar mirando a la personas Además se establecer un protocolo de bienvenida del mando intermedio hacia el trabajador que se incorpora tras una baja médica, principalmente tras bajas de larga duración. Se trata de evitar la "barrera a la reincorporación".
- El papel de los mandos intermedios es clave para la difusión en la compañía de las buenas prácticas de cada centro de trabajo. Se realizan encuentros anuales entre los supervisores para compartir e intercambiar experiencias en gestión de absentismo. También se realizan encuentros, jornadas y foros entre mandos intermedios.
- La empresa fomenta la necesidad de recuperar valores. No medir el absentismo como algo negativo, es necesario medir el trabajo como algo positivo, medir al trabajador cuando está y no medir su trabajo cuando no está. Es decir, medir la productividad de los empleados por resultados,con el objetivo de evitar el absentismo de corta duración, el presentismo y el absentismo emocional, motivando a los trabajadores a desarrollar su talento en la compañía.
- Medidas de conciliación y Flexibilización: Algunos ejemplos de estas medidas son: El Teletrabajo en aquellas empresas que lo pueden realizar, el Plan Concilia, consistente en que permite dar flexibilidad horaria (1 hora de entrada y otra de salida); escuelas infantiles en fábrica o concertadas, flexibilización en las reducciones de jornada y en la lactancia; flexibilidad en las vacaciones; facilitar cambios de turno y excedencias por cuidado de familiares.
- Realización de encuestas a los empleados con preguntas relativas al funcionamiento de la compañía, políticas de la empresa, ambiente laboral (una interna y otra a través de consultoras externas) al objeto de conocer la opinión de los trabajadores y establecer planes de acción por departamento para mejorar el funcionamiento de la empresa. Ejemplos de mejora: horarios flexibles, meses temáticos para los empleados (la vida es buena cuando es saludable), acuerdos con diferentes empresas para empleados (guarderías, agencias de viajes, etc.).
- Trabajo con rotaciones en distintos departamentos y también con rotación en los distintos puestos de trabajo, para evitar la desmotivación en la realización de tareas rutinarias, motivar por planes de carrera. También se utiliza la rotación cuando se detectan problemas de liderazgo o entre compañeros.
- Certificado EFR: Empresa familiarmente responsable. Es una iniciativa de la Fundación Más Familia y acredita a las empresas que desarrollan políticas que permiten a sus trabajadores conciliar la vida personal con la familiar.
- Plan de bienestar consistente en contratar un fisioterapeuta todas las mañanas a disposición de los empleados, con pago compartido por la empresa y los empleados con un precio mínimo y un gabinete psicológico a disposición de todos los empleados abonado íntegramente por la empresa.
- Premios al no absentismo. Algunos ejemplos de esta práctica son: MINUTO AL DÍA (se trata de reuniones de seguimiento diarias entre los responsables con los miembros de su equipo para valorar los resultados de absentismo y los posibles incentivos o premios por mejora de resultado), Premio de hasta dos días de permiso al año no recuperable (en función de que absentismo individual esté por debajo del 0,5%), Premio "Cero Accidentes" (consistente en 3 días de libre disposición).
- La empresa no prima el no absentismo sino que utiliza sistemas retributivos ligados a la productividad, a la siniestralidad laboral. Esto tiene que ser visualizado por toda la empresa como un tema estratégico y que tenga un peso similar el objetivo de índice de absentismo en la empresa al resto de objetivos.
- Sistema de retribución variable a todos los empleados en base a objetivos de la compañía e individuales. Esto implica que se genera trabajo en equipo para la consecución de esos objetivos.
- La empresa tiene una prima que es ( A + B ) x C: estando A ligada a la productividad, B a la polivalencia y C es el factor corrector que es la tasa de absentismo de cada trabajador.
- Reducción de Complementos voluntarios al subsidio de incapacidad temporal: Por ejemplo en escala, así la primera baja en el año se complementa. Si dentro de ese mismo año tiene otra baja se complementa al 85% y si tiene una tercera baja no se complementa. Se excluyen enfermedades crónicas.
- Empresas cuyo mayor coste de absentismo es el coste indirecto de la formación se trabaja la polivalencia entre las distintas áreas.
- Incentivos en función del 5% - 10% del salario ligados a las ventas y ligado al absentismo. Si el trabajador tiene más de 3 días de absentismo por Contingencia Común o por Accidente de Trabajo en el año, no cobraría el incentivo (si no se han utilizado las medidas preventivas no se paga el incentivo directamente).
- Si el índice de absentismo en la empresa disminuye por debajo del marcado por la compañía, se da una prima a todos los trabajadores. Esto es, si la plantilla total de la empresa logra el objetivo de Índice de Absentismo marcado por la compañía, consiguen entre 0 y 200 euros siempre que no hayan tenido individualmente más de 2 ausencias en el año. Si el Índice de Absentismo de la compañía estuviese por debajo del objetivo marcado, se percibe más remuneración.
- Empresas con diversificación de plataformas a nivel nacional que tienen toda la dirección de la empresa centralizada desde una delegación con un control a distancia del absentismo realizan un plan de acción consistente en descentralizar la gestión y nombrar personal de recursos humanos por Comunidades Autónomas al objeto de realizar un mejor control por provincias del absentismo. De esta forma se logra implantar un sistema de gestión de recursos humanos descentralizado.
- Creación en el departamento de recursos humanos con dos perfiles de puesto de trabajo: Una persona destinada a la gestión administrativa de las bajas médicas al objeto de minorar el plazo en el traslado de la información tanto de los mandos intermedios al departamento de recursos humanos como en la agilidad en el envío de las bajas a FREMAP y otra persona destinada a gestión y seguimiento de las bajas que reporta informes diarios de absentismo a dirección.
- Se crea la figura del gestor de recursos humanos. Es una persona con un perfil cercano a los empleados, que los conoce y así se evita el anonimato de la persona que está de baja médica. Además se dedica al trato con trabajadores designados especialmente sensibles.
- La empresa se marca unos objetivos de actuación ante el absentismo que consisten en: Apoyo al empleado enfermo; detectar al absentista con reiteración de bajas de corta duración y por último gestionar de las bajas de larga duración y posterior reincorporación a la empresa.
- Implicar a todas las áreas de la organización en la gestión del absentismo, creando comisiones que analicen de forma individual la situación de cada trabajador de baja médica proponiendo acciones concretas, por ejemplo: cambios de puesto, abono de pruebas médicas pendientes, citar al trabajador para entrevistarse con los miembros de la comisión para saber cuáles son sus necesidades.
- La empresa realiza el seguimiento del absentismo de tres formas:
- El día a día: A primera hora de la mañana se reúne la dirección con los mandos intermedios que informan de las ausencias el día anterior.
- Mensualmente: Se genera la competencia entre las propias fábricas en cuanto a la disminución en el absentismo.
- Los picos de absentismo: En caso de que se detecte un incremento del índice de absentismo con respecto a períodos anteriores se hace un grupo de trabajo para analizar en el último año las causas y posibles soluciones.
- Se controla en la empresa el absentismo presencial a través de la distribución a todos los empleados del código de buenas prácticas en las se informa al trabajador de la prohibición del uso personal de los medios informáticos de la empresa. Se valora mensualmente el tiempo de internet.
- La empresa realiza prevención del absentismo pensando en el largo plazo a través de la medicina preventiva y la detección precoz de posibles problemas de salud en los trabajadores. Por ejemplo con la realización de campañas de vacunación, campañas de prevención de enfermedades graves (prevención de glaucomas, osteoporosis), escuelas de espalda, campañas de seguridad vial, formación ergonómica, campañas de "Hábitos Saludables".
- Empresas que con servicios médicos propios tiene un doble objetivo, por un lado reducir los costes de absentismo ya que los trabajadores solicitan menos permisos para acudir a las consultas médicas, y por otro lado, la empresa logra un beneficio social al trabajador que tiene una segunda opinión médica de su patología. Se trata de favorecer la salud global de la compañía.
- El servicio médico de la empresa hace seguimiento de los procesos de incapacidad temporal durante la baja médica y posteriormente tras la incorporación de los trabajadores en la empresa. Está establecido por convenio que el trabajador de baja médica si su patología se lo permite tiene que acudir semanalmente al médico de empresa.
- La dirección de recursos humanos recibe diariamente un reporte desde el médico de empresa que indica según su criterio médico, la procedencia o no de la incapacidad temporal del trabajador de baja médica. En ese mismo informe recibe el comparativo mes a mes, del coste de la incapacidad temporal de cada trabajador y los que han tenido bajas en los meses anteriores.
- Los trabajadores tiene un beneficio social, que es un seguro médico privado. La empresa abona una parte y la otra parte el trabajador.
- Conciertos con clínicas privadas para la realización de rehabilitación, siempre prescrito por el médico de empresa y en patologías psicológicas se concierta con Centros de Salud Mental.
- El servicio médico de empresa analiza y gestiona las incapacidades permanentes, primero identifica las patologías crónicas y se ponen desde la empresa todos los medios necesarios, tales como informe médicos, revisión por peritos médicos, etc. en apoyo y colaboración con el trabajador que padece la enfermedad para la solicitud de una incapacidad permanente ante la Dirección Provincial del Instituto Nacional de la Seguridad Social.
